3510社網站建立QA

年度地區組織團隊建立-新年度籌備管理系統建立 第一階段 2021-22年度 有執秘與社友反映，當年度中因為次年度的團隊也會於下半年展開相關準備工作。會有相關的作業需要提供給訓練會或是要造冊，發文等。 但目前地區網站系統與功能僅提供給當屆總監團隊紀錄使用，這些資料到每年6月份時，我們再將這些資料整理一次匯入系統，在7/1就職呈現。 2022-23年度 開始透過其他委員與執秘意見，並了解籌備工作可能的運行和流程。先規劃將籌備工作也納入地區e化功能範疇。也因為2次的年會報名，各社執秘的幫忙，已經將地區所有社的社員完成建檔達90%。相信整合開發這些管理系統可以讓地區與社的社務工作事半功倍。 透過訓練會與DTA與社友的交流後，更加快了規劃的腳步。趁這次2023-24新團隊的組織資料建置，讓第一個開發的功能，地區年度組織團隊建檔作業可以先完成，請 執秘 貝伊詢問一下執秘的意見，並由自己與他模擬籌備處主任與主委角色操作完成團隊的建立。 這次主要功能不是以往將整理好的團隊名單EXCEL直接匯入呈現。而是透過以下流程讓系統可以協助新年度時一步步完成組織團隊建立。 1.建立新年度的組織(不影響既有年度職務)    職務資料參照往年，列出各大委員會職務供勾選，確認年度組織職務。如果有新職務需要加入可以提出我們協助加入即可。 2.可由上面勾選的每個地區職務選入社友(整合各社社員資料)             3.新年度的地區團隊人員(社友)資料可由各社執秘後台直接維護(或由社友註冊綁定後自己維護)。如果該社友資料沒有變更完成組織與人的選入後，可匯出所需的EXCEL格式提供相關資料供印刷或造冊用。可減少執秘反覆提供資料與收集整理校對資料的工作。 這次配合地區年度團隊的開發應用導入，規劃8月份後也將社年度組織團隊建立起來提供各社建立自己的年度組織。這些功能預計於 2023-24 年度會提供給 2024-25年度籌備會使用。 請各社執秘支持幫忙正確與即時維護社員資訊，讓地區社務運作與e化可以更順暢。 系統部署實際運行後，也會針對執行操作人員回饋與實際需求，延續開發補上新功能給大家。 新年度新功能導入，也提供開發緣由給大家。

 為讓扶輪地區社務e化往前推動，讓更多的社友能利用地區網站取得正確資訊，並可以協助舉辦大小型活動，針對每次的扶輪活動線上報名都在不斷的改善。 去年接任啟禾社的節目出席主委，也藉此將出席社例會活動報名將它整合最常用的社LINE群組通知與社員名單對應，開發適合各社使用的例會活動報名系統。 此次系統開發為給各社使用，所以將規劃由使用社申請付費。(暫定 每年 $2500元) 這系統經半年多啟禾社的使用與調整修改，已經可穩定使用。 為推廣社務E化，2023-24 年開放給願意嘗試的社免費使用一年，也歡迎回饋使用意見與改善建議，一同改善例會活動報名系統的效率與方便記錄，讓社務運作可以更聰明。 目前已經發佈於系統執秘選單，可直接使用。 首次作業需要配合的程序如下:  1.完成後台社友名單建立。   [注意:一般例會報名預設只能社員報名，社員可以攜伴親友。另可設定此例會開放非社友報名，則需要將報名連結貼給對方。] 2.協助社友LINE登入地區網站並對應綁定社員資料。 [綁定後下次直接就可直接登入完成報名。] 3.綁定社的LINE群組通知。 [請選社的群組，機器人會推播通知到這群組] 例會活動公告作業  4.建立社的例會活動，預覽沒問題發佈。 5.首次觸發通知社的LINE 群組 6.只要有社友完成報名就會在LINE 群組通報，並可檢視及時出席率。 如果執秘們有操作使用設定問題可以請教 高雄啟禾扶輪社 Chinwen 或 本社執秘 Bailey

2022-23『扶輪青少年領袖獎研習營』(RYLA) 報名即將展開 本次報名均透過各社報名與繳費。 就是參加學員需繳款到推薦社，由推薦社統一匯款到指定帳戶方完成報名。 專屬活動報名網址連結: https://rid3510.org/3510RYLA 連入後可檢視不同階段的資訊，第一階段推廣、報名與後續的課程活動公告與報名後的注意事項等等。學員可記住這網址。 學員可登入取得相關資訊與 報名活動開始後，各社執秘可以登入3510地區網站。 地區網站登入 如果你已有執秘權限，你可以點選人投下拉在[地區活動]頁面中 看到這個活動。 ***  如果你是社執秘但沒有執秘權限，可以先完成註冊。注意身分要先選3510扶輪社友，並選好你的所屬社。將你註冊會員資料的中文名正確完成。完成註冊後加入官方LINE留言 聯絡我 協助授權你的執秘身分。 *** 這次報名目前只開放團報與線下匯款。 方法一:  執秘將活動報名網頁提供給學員-->學員LINE登入報名-->審核學員資料與繳款。 學員報名操作說明: 注意事項:需請 學員挑選正確的所屬社 參考 學員報名操作影片 :    https://chilp.it/459df8a 學員報名資料將會於各社執秘管理的團報單上出現審核管理。 不適合與錯誤(理事會不通過等..)執秘可移除報名名單。 後續管理同以下方法二 方法二:  執秘取得學員資料後台先協助報名-->綁訂學員LINE登入-->學員登入填寫學員資料。 參考執 秘團報操作影片    https://chilp.it/ffc961a 進入團報如果是新的活動你必須先建立一個團報單。 操作如下: 點選新增 並確認。 完成團報單建立後，妳可以[單筆新增]報名(因為這次試非社友報名，所以不使用社員資料帶入) 完成學員新增後會有相關資料呈現(注意:建議完成所有學員填寫後一次繳款。) 第一階段報名至:2022-10-31 截止(完成繳費) 可將綁訂聯結貼給已報名學員，請他用LINE登入綁定。綁定完成後，可透過活動報名頁登入，填寫學員報名資料。 繳費時請匯入 下方指定銀行帳戶 並填入匯款資訊與 匯款後5碼供查核。 送出後你的報名表就會在[待確認中] 完成匯款查核，團報單就會呈現在 [繳費完成] 以上是執秘協助RYLA學員完成報名的操作說明。如果有任何問題也可以點選同意加入 3510R

 完成繳款的社友，會陸續收到系統發出的 報名完成簡訊。 畫面類似如下: 這次線上報名是由執秘發邀請或是團報幫大家報名，並填寫各位手機。 點選簡訊時先 確認上面的名字是您的 。 [注意:每個人都有自己的專屬連結，不需要貼你的給別人] 可以看到入場卷時，代表你完成了綁訂。 接下來您就可以 點選 調查。 預購你的飲料與點心。 操作的畫面如下，可以透過選項完成登記。 如果心意未定可以暫時先選，系統預定 3/20 結單統計給執秘與廠商幫大家準備餐點。 3/20 前 都可以透過這個連結或是 到 ＬＩＮＥ　＠3510VIP 　活動選單中點選調查表重新填寫。 完成填寫後，當入完成簽到就可以取得電子摸彩的資格。

 為簡化註冊程序與配合通訊聯絡和個人化通知與服務。 這次地24屆年會報名，採用了使用 LINE 登入綁訂的服務來服務大家。 執秘協助建立社員清冊後，可快速勾選幫社友報名。但是還有許多社友還沒有綁定要怎麼做? 首先妳可以在團報清單上透過綁定連結的功能來建立。 點選 [綁定連結] 系統會產生該社員專屬的綁定連結。  [重新綁定] 代表這資料已經有綁定了。如果要更換綁定LINE帳號或是換人就可能需要用到。 點選 [綁定連結] 會彈窗告知已完成 複製準備。 [ 你可以按 確定 就完成複製了 ] 接下來就是將這連結用LINE貼給社友。 社友必須使用LINE 同意登入，所以社友使用手機點選最簡單。 LINE LOGIN 與聊天是不同服務，不用擔心聊天被偷看。 如果社友LINE帳號沒有設定過EMAIL與設定密碼可能會無法進行登入。 可以參考如何設定 LINE 帳號密碼。 參考LINE如何設定EMAIL 社友操作點選連結後會出現提示的說明，務必 [核對一下名字] 是不是本人 確定後按下綁訂， 如果首次使用會提示需要同意授權並登入驗證。 完成綁定後會提示您再加入 LINE@3510VIP， 點選加入後就可以使用聊天機器人服務。可隨時針對活動資訊與報到、摸彩等取得自己的資訊。 點選[我的報名邀請] 綁定成功的就會看到屬於自己的報名資料。 填寫活動調查可以檢視自己的入場資訊與填寫[選項調查]。 活動進行最新公告與資訊也可以隨時透過機器人服務取得最新資料。

 2/23執秘教育訓練-年會團報操作問題匯總 Q1.無法進入團報畫面。一直轉圈圈，呈現請稍待。 Ans: 原因為姓名和暱稱使用了特殊符號造成。因為透過LINE 註冊，註冊後又沒有修改姓名與暱稱。所以姓名就保留了 "特殊符號"，例如 愛心、花朵...。 🌸🌸。以上問題已經排除，也會在審核執秘時協助把關，將名字的特殊符號移除。 Q2.如果還有執秘登入後因為更改個人資料，造成執秘身分變更為"社友"。 Ans:以調整判斷邏輯避免類似問題再發生。如果還有執秘身分錯誤的，請通知我。 Q3.如果有些社友報名後不參加，請於[繳款後]透過轉讓修改給其他人參加。 Ans:請於完成繳款後開放修改修改參加人名稱、手機號、暱稱，並請於3/15日前完成修改轉讓，以利後續造冊調查作業。 Q4.執秘報名方法? Ans:建議請將自己加入社員資料，用匯入報名後再透過修改身分，讓金額可以正確就可以了。 Q5.執秘的費用如何設定? Ans:可用身分修改為"執秘"報名，不是將暱稱改執秘。系統就會自動費用調整。 Q6.前總監與前總監夫人，如何報名? Ans:可個別用單筆報名，身分別選VIP，費用就會調整。參考如下: Q7.小孩、沒有使用手機的社友，如何報名? Ans: 報名時手機請填寫  0000000000 ，10個零，系統可接受報名。但無法發簡訊綁定LINE與進行手機驗證簽到。 Q8.電子摸彩資格如何認定? Ans:報名時使用社友與攜伴、執秘、扶青社友身分註冊繳款，並完成簽到者可加入電子摸彩名單。